Taloussääntö

 


1 Yleisiä määräyksiä


1.1 TEKin varojen hoidossa ja tilinpidossa on noudatettava kirjanpitolaissa ja -asetuksessa, yhdistyslaissa, muissa laeissa ja asetuksissa sekä järjestön säännöissä annettujen määräysten lisäksi tämän taloussäännön määräyksiä.

1.2 Taloutta hoidetaan yhtenä kokonaisuutena huomioon ottaen tarvittavassa määrin juridisesti erillisten yhteisöjen olemassaolo (Tekniikan Akateemiset ry, Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry, Dia-Tieto Oy). Kustakin yhteisöstä pidetään erillistä kirjanpitoa.


2 Vastuusuhteet ja päätöksenteko


2.1 Järjestökokonaisuuden taloudenhoidon vastuusuhteet on porrastettu seuraavasti:

• Valtuusto päättää taloudenhoidon puitteista talousarvion hyväksyessään sekä taloudenhoidon valvonnasta tilinpäätökset käsitellessään.

• Hallitus vastaa valtuustolle taloudenhoidon toteuttamisesta hyväksytyn talousarvion raameissa.

• Toiminnanjohtaja vastaa hallitukselle järjestön käytännön taloudenhoidon toteuttamisesta talousarvion mukaisesti sekä talousarvion raameissa pysymisestä.

• Eri toimintojen johdossa olevat tulosvastuulliset toimihenkilöt vastaavat toiminnanjohtajalle siitä, että heidän sektorinsa pysyvät talousarvion asettamissa alakohtaisissa raameissa.


2.2 Taloudenhoidon päätöksenteko on porrastettu seuraavasti:


Valtuusto

• hyväksyy talousarvion ja määrää jäsenmaksut

• vahvistaa tilinpäätökset ja myöntää vastuuvapauden hallitukselle ja muille tilivelvollisille.


Hallitus

• hyväksyy toiminnanjohtajan valmisteleman talousarvion valtuustolle esitettäväksi

• allekirjoittaa tilinpäätökset

• päättää vuosittain omaisuudenhoidon päälinjoista hyväksymällä varainhoitosuunnitelman ja sijoitusstrategian

• päättää huomattavista talouteen liittyvistä tapahtumista

• päättää merkittävistä omaisuuden myynneistä, ostoista, vaihtamisesta ja kiinnittämisestä

• päättää lainanotosta ja lainanannosta lukuun ottamatta henkilökuntalainoja, joista on määräykset erillisessä ohjesäännössä

• seuraa talousarvion toteutumista ja käsittelee mahdolliset poikkeamat talousarviosta.

Hallitus voi halutessaan asettaa keskuudestaan talousjaoksen. Talousjaoksen tehtävänä on valmistella hallitukselle TEKin talouteen liittyviä asioita sekä päättää varainhoitosuunnitelmassa ja sijoitusstrategiassa erikseen määrätyistä asioista.


Toiminnanjohtaja apunaan johtoryhmä

• valmistelee hallitukselle talousarvioesityksen, talouden seurantaraportit, tilinpäätökset sekä muut hallituksen päätettäväksi tulevat talousasiat

• tekee toiminnalliset päätökset talousarvion puitteissa

• päättää pankkitilien käyttöoikeuksista.


3 Menojen suoritus, tulojen kerääminen ja varojen hoito


Eri toimintojen johdossa olevat tulosvastuulliset toimihenkilöt vastaavat kulujen seurannasta ja varainhankinnasta yksikkönsä talousarvion puitteissa. Tilausmenettelystä, ostolaskujen hyväksymisestä, edustamisesta, luottokortin käytöstä ja kassamaksuista annetaan tarkemmat määräykset erillisellä ohjeella.

Talousjohtaja vastaa yleisestä taloushallinnosta ja hoitaa myös jäsenmaksujen laskutuksen ja perinnän, omaisuuden hoidon ja rahoituksen vaatimat käytännön toimenpiteet, maksuliikenteen, palkanlaskennan, kirjanpidon, tulosraportoinnin ja käteiskassan.


4 Vuosittainen talousarvio


4.1 Toiminnanjohtaja apunaan johtoryhmä valmistelee koko järjestön talousarvion ja esittää sen hallitukselle.

Hallitus viimeistelee talousarvion ja esittää sen siihen liittyvine rahoitussuunnitelmineen ja jäsenmaksuesityksineen valtuustolle hyväksyttäväksi.

4.2 Hallituksen tulee tehdä erillinen päätös huomattavista hankinnoista tai taloudellisista sitoumuksista, jotka eivät sisälly talousarvioon. Tällöin tulee hallituksen samalla päättää hankkeen rahoittamisesta ja mahdollisista muutoksista talousarvioon sekä muutosten esittämisestä valtuustolle. Hallituksen tulee tehdä erillinen päätös myös aloitteista, joilla voi olla TEKille merkittäviä taloudellisia seuraamuksia.


5 Kirjanpito ja tilinpäätös


5.1 Kirjanpito tulee hoitaa kirjanpitolain ja kirjanpitoasetuksen sekä tämän taloussäännön määräysten mukaisesti noudattaen hyvää kirjanpitotapaa.

5.2 Tilivuoden aikana on kolmannesvuosittain, ellei hallitus toisin määrää, laadittava kirjanpitoon perustuva talousarvion vertailu eriteltyinä meno-ja tulokohtineen. Hallitus voi tarvittaessa pyytää muitakin tilinpitoon ja tilikarttaan pohjautuvia raportteja.

5.3 Tilinpäätökset laaditaan helmi-maaliskuussa siten, että tilinpäätökset tarvittavine asiakirjoineen sekä hallituksen toimintakertomus on annettavissa tilintarkastajille maaliskuun 10. päivään mennessä, kuitenkin viimeistään kolme (3) viikkoa ennen valtuuston kevätkokousta.


6 Erityisiä määräyksiä


6.1 Kaikki toimihenkilöt ovat velvollisia valvomaan, että heidän hoidossaan oleva järjestön omaisuus on tarkoituksenmukaisessa kunnossa ja he ovat velvolliset viipymättä ilmoittamaan omaisuudessa havaitsemistaan epäkohdista ja puutteellisuuksista talousyksikölle.

6.2 Mikäli palveluja tai tavaraa ostetaan yhtymältä tai yhteisöltä, jonka toimitusjohtajana tai muutoin johtavassa asemassa taikka merkittävänä omistajana on TEKin luottamus-tai toimihenkilö taikka näiden perheenjäsen, kirjataan hankintapäätös erikseen hallituksen tai johtoryhmän pöytäkirjaan.

6.3 Käyttötarkoitukseltaan rajoitettujen rahastojen osalta noudatetaan, mitä järjestön säännöissä ja ao. rahastojen säännöissä on määrätty.

6.4 Taloussäännön valmistelee toiminnanjohtaja ja sen vahvistaa hallitus.


Taloussääntö annetaan tilintarkastajille ja muille asianosaisille tiedoksi.


Muutokset tähän taloussääntöön vahvistetaan samassa järjestyksessä kuin tämä taloussääntö ja muutoksista ilmoitetaan kuten edellä on sanottu.


Taloussääntö vahvistettu hallituksen kokouksessa 1.9.2018