Matkustussääntö

luottamushenkilöt

Matkustusohje: luottamushenkilöt


Soveltamisala

• Valtuusto

• Valtuustoryhmien puheenjohtajien infotilaisuudet

• Hallitus

• Puheenjohtajisto

• Kunnialautakunta

• Valiokunnat

• Valtuuston asettamat työryhmät ja toimikunnat

• Hallituksen asettamat työryhmät ja toimikunnat

• Diplomityöpalkinto-toimikunta

• Väitöskirjapalkinto-toimikunta

• Akateemiset yrittäjät Aky ry

• Kunta-TEK johtokunta

• Vaalilautakunta

• Alueseurojen neuvottelupäivät

• Kerhojen neuvottelupäivät

• Akavan aluejohtoryhmät

• Akavan liittojen verkosto

• Akavan liittokokous

• TEKin Työelämän Arkkitehtiraati TAR, johtokunta

• Muut viralliset kokoukset, joissa luottamushenkilö on TEKin virallinen, nimetty edustaja (esim. IndustriAll, Nording, Kansko, Akavan neuvottelu- ja edunvalvontajärjestöt, Akavan toimikunnat ja työryhmät, YTN, TP)ja joissa kokouksen järjestävä organisaatio ei korvaa matkakustannuksia.


Edellä mainittujen luottamuselinten jäsenille ja mahdollisille varajäsenille maksetaan kokouksista aiheutuneet verohallituksen vahvistamat verovapaaksi katsottavat päivärahat sekä matkakustannukset kotoa tai työntekopaikaltakokoukseen ja takaisin. Kodin ja työpaikan välisiä kustannuksia ei makseta. Pääkaupunkiseudulla asuville (Helsinki, Espoo, Kauniainen, Vantaa) ei makseta päivärahaa, mikäli tilaisuus on pääkaupunkiseudulla.


Muista TEKin järjestämistä luottamushenkilöiden kokouksista ja niihin rinnastettavista tilaisuuksista (esim. valtuustoryhmien kokoukset) maksetaan verohallituksen vahvistamat verovapaaksi katsottavat matkakustannuksetkotoa tai työntekopaikalta kokoukseen ja takaisin. Päivärahoja ei makseta.

Muista TEKin tilaisuuksista (esim. uratilaisuus, yleisöseminaari, edustustilaisuus, TEKin glögit) (jos samassa yhteydessä ei ole luottamuselimen kokousta) tai lähiyhteisöjen vastaavat tilaisuudet ei korvata matkakustannuksiaeikä päivärahoja, poikkeuksena hallituksen varsinaiset jäsenet, joille korvataan matkakustannukset (ei päivärahaa) TEKin valtakunnallisiin tai oman alueensa tilaisuuksiin.


Valiokunnilla on kuitenkin oikeus pöytäkirjapäätöksellä lähettää yksittäinen edustajansa Suomessa pidettävään valiokunnan toimintaan keskeisesti liittyvään tapahtumaan, jolloin edustajalle korvataan matkakustannukset ilman päivärahaa.


YTN:n, JUKOn ja TP:n edunvalvontakoulutukseen osallistuville korvataan matkakustannukset ilman päivärahaa.


MATKUSTAMINEN

Matkat tulee suorittaa pääsääntöisesti junalla (perusluokka) tai linja-autolla. Mikäli tarkoituksenmukaista juna/linja-autoyhteyttä ei ole, on luottamushenkilö oikeutettu käyttämään matkaan omaa autoa, jolloin hänelle maksetaan kilometrikorvauksena verohallituksen päätöksen mukaiset verovapaaksi katsottavat enimmäismäärät.

Verottaja määrittää verovapaasti korvattavien kilometrikustannusten ja päivärahojen kokonaismäärälle vuosittaiset ylärajat.


Kilometrikorvaukset maksetaan pääteitä käyttäen lyhyimmän reitin mukaan. Matkustaessaan yksin omalla autolla luottamushenkilölle korvataan maksimissaan 300 km yhteen suuntaan. Linjan Pori- Seinäjoki-Jyväskylä-Mikkeli-Lappeenranta (mainitut paikkakunnat mukaan lukien) pohjoispuolelta pääkaupunkiseudulle tulevilla on mahdollisuus käyttää sopivia, kohtuuhintaisia lentoyhteyksiä tai junan extra-luokkaa. Omaa autoa voi poikkeustapauksissa käyttää 300 km pidemmälläkin matkalla, jos:

• matkustaminen julkisella kulkuvälineellä aiheuttaa TEKille suuremmat kustannukset kuin oman auton käyttö, tai

• kokonaismatkustusaika muodostuu kohtuuttomaksi julkisia kulkuneuvoja käytettäessä.


Poikkeuksista päättää TEKin talous- ja toimistopalvelujen yksikönjohtaja.

Mikäli useampi luottamushenkilö matkustaa omalla autolla samalta suunnalta, heidän toivotaan sopivan yhteiskyydistä. Useiden luottamushenkilöiden matkustaessa samalla autolla, kilometrikorvaukset maksetaanilman 300 km rajoitusta.


Matkakustannukset voidaan korvata, mikäli matka on tehty enintään vuorokausi ennen tilaisuuden alkua ja enintään vuorokausi tilaisuuden jälkeen. Mikäli luottamushenkilö yhdistää kokousmatkaan vapaa-ajan viettoa tai muuta TEKin ulkopuolista ohjelmaa (esimerkiksi jää viikonlopuksi kokouspaikkakunnalle), voidaan matkustamiskustannukset kuitenkin tästä poiketen korvata (todellisten kustannusten mukaan), edellyttäen että:

• asiasta on etukäteen sovittu toimiston matkalaskujen tarkastamisesta hallinnossa vastaavan henkilön kanssa,

• matkustamiskustannusten yhteys TEKin tilaisuuteen on selkeästi osoitettavissa ja

• matka-ajan pidentämisestä ei aiheudu TEKille lisäkustannuksia. Jos ylimääräinen viipyminen ei TEKin tilaisuuden kannalta ole tarpeellista, ylimääräiseltä ajalta ei kuitenkaan korvata majoitusta eikä makseta päivärahaa. Päivärahaoikeus alkaa kokouksen alkaessa tai loppuu kokouksen päättyessä riippuen siitä kummasta päästä matkaa on pidennetty.


Yömatkarahan maksaminen edellyttää, että päivärahaan oikeuttavasta matkavuorokaudesta vähintään neljä (4) tuntia on kello 21.00 - 07.00 välisenä aikana ja että TEK ei järjestä luottamushenkilölle ilmaista majoitusta eikä suorita majoittumiskorvausta tai korvausta makuupaikasta.

Frequent flier- ja vastaavien bonusohjelmien suhteen noudatetaan kulloinkin voimassaolevia verohallituksenohjeita. Luottamushenkilö ei voi kerryttää itselleen bonuspisteitä hyödyksi, mikäli TEK maksaa esim. lentoliput tai majoituksen.


Puheenjohtajisto voi tarvittaessa tehdä tarkentavia päätöksiä esimerkiksi ulkomailla asuvien luottamusmiesten matkakustannusten korvaamisesta.

UlkomaanmatkatUlkomaille suuntautuvista matkoista korvataan päivärahat ja matkakustannukset verohallituksen päättämien verovapaiden määrien mukaisesti. Vaikka matka olisi luonteeltaan sellainen, että se suoritetaan seuralaisen kanssa, ei seuralaisen kustannuksia korvata.


MATKALASKU

Matkalasku laaditaan TEKin matkalaskulomakkeelle ja se on tehtävä KUUKAUDEN kuluessa tilaisuudesta/matkasta, joulukuun tilaisuudesta/matkasta kuluvan vuoden loppuun mennessä.

Matkalaskusta tulee käydä ilmi:

• matkustajan nimi ja osoite sekä henkilötunnus ja pankkiyhteystiedot

• matkan tarkoitus, tilaisuuden alkamisajankohta ja päättyminen (kellonajat)

• matkan alkamis- ja päättymisajankohta

• maa tai alue, jossa matkavuorokausi ulkomailla on alkanut ja päättynyt

• kilometrikorvaukset ja päivärahat oikean suuruisina (mikäli matkustaja ei ole laittanut päivärahaa matkalaskuun, voidaan se TEKin toimesta lisätä)

• aterioiden määrät ja ajankohdat (mikäli tilaisuuden ohjelmaan sisältyy järjestäjän kustantama ateria/ateriat, se vaikuttaa päivärahaan) Matkalaskun kuitit/liitteet

• matkalaskuun tulee aina liittää kaikki velotettaviin kuluihin liittyvät alkuperäiset tai skannatut kuitit. Ilman kuitteja kustannuksia ei voida maksaa.

• matkalaskuun ei tarvitse liittää kopiota niistä matkalipuista, jotka TEK on hankkinut ja/tai maksanut (maininta matkalaskussa asiasta riittää)Poikkeus (kuiteissa)

• matkalasku voidaan hyväksyä junan perusluokan kustannusten mukaisena ilman kuitteja, samoin kuin matkakortillatai kännykällä maksetut paikallismatkat (mobiililiput).


Matkalaskun voi lähettää TEKille sähköpostitse. Sähköpostitse lähetetyn matkalaskun liitteinä tulee olla skannatut kuitit.


Hyväksytty hallituksen kokouksessa 31.1.2017.

Matkustussääntö astuu voimaan 1.2.2017.


TEK – luottamushenkilöt Junaliput voi tilata VR:ltä TEKin asiakasnumerolla 1097876. Kerro tilauksessasi TEKin tilaisuuden nimi, niin laskun kohdentaminen TEKissä helpottuu. VR: puh. 0600 19955, yritysmyynti@vr.fiLentoliput voi tilata Suomen Matkatoimistosta.

Kerro tilauksessasi viitteeksi TEK ja TEKin tilaisuuden nimi, niin laskun kohdentaminen TEKissä helpottuu. TEKin SMT-asiakasnumero on 00105604. SMT: puh. 010 818 9402, liitot@smt.fi